Какая подпись нужна для разных документов, как оформить соглашение об ЭДО и что делать, если контрагент оспаривает подписание.
Электронный документооборот перестал быть опцией: для ряда документов он обязателен, а для остальных даёт очевидную экономию времени. Но юридическая сила электронного документа зависит от вида использованной подписи и от того, как оформлено соглашение сторон.
Виды подписи
- усиленная квалифицированная подпись приравнивается к собственноручной в силу закона и не требует дополнительного соглашения;
- усиленная неквалифицированная подпись требует соглашения сторон о признании документов равнозначными бумажным;
- простая электронная подпись допустима для ограниченного круга документов и также требует соглашения с описанием порядка её проверки.
Соглашение об ЭДО
Даже при использовании квалифицированной подписи рекомендуем заключать соглашение об электронном взаимодействии. В нём стоит определить перечень документов, передаваемых электронно, оператора ЭДО, порядок действий при технических сбоях, момент получения документа и порядок уведомления о компрометации подписи.
Отдельно предусмотрите порядок действий при увольнении сотрудника, владевшего сертификатом подписи: своевременный отзыв сертификата снимает риск подписания документов бывшим работником. Практика знает случаи, когда компания несколько месяцев не отзывала сертификат и получила подписанные от её имени договоры.
