Автоматизированная система контроля сопоставляет книги покупок и продаж по всей цепочке. Разбираем, как отвечать на требование и какие документы готовить заранее.
Требование о представлении пояснений по расхождениям в декларации по НДС — самый частый документ, который компания получает от налоговой инспекции. Он формируется автоматически, когда система обнаруживает несовпадение между записями в книге покупок покупателя и книге продаж поставщика. Само по себе требование не означает обвинения: причиной может быть техническая ошибка в реквизитах счёта-фактуры.
Проблема начинается, когда расхождение вызвано тем, что поставщик не отразил реализацию или не сдал декларацию вовсе. В этом случае инспекция рассматривает вычет как необоснованный и может перейти от требования к побуждению добровольно уточнить обязательства, а затем и к выездной проверке.
Срок и форма ответа
На ответ отводится пять рабочих дней с момента получения требования. Дата получения определяется по квитанции о приёме, которую нужно отправить в течение шести рабочих дней с даты направления требования. Пропуск срока отправки квитанции сам по себе может стать основанием для приостановления операций по счетам.
- проверьте реквизиты спорного счёта-фактуры: номер, дату, идентификационный номер контрагента, сумму и ставку налога;
- сверьтесь с поставщиком напрямую и запросите выписку из его книги продаж;
- если ошибка на вашей стороне — подайте уточнённую декларацию, не дожидаясь окончания камеральной проверки;
- если ошибка у поставщика — потребуйте исправления и приложите переписку к пояснениям;
- при отказе поставщика исправлять данные соберите доказательства реальности операции.
Что считать доказательством реальности
Формальный комплект документов — договор, счёт-фактура и товарная накладная — сегодня недостаточен. Инспекция оценивает совокупность обстоятельств, поэтому подготовьте всё, что подтверждает фактическое исполнение: транспортные документы с указанием водителя и автомобиля, пропуска на территорию, деловую переписку с обсуждением условий, записи в складской учётной системе, фотографии товара.
Налоговая оговорка в договоре
Практический инструмент, который стоит внедрить заранее, — условие о возмещении имущественных потерь по статье 406.1 ГК РФ. Оно даёт покупателю право взыскать с поставщика сумму отказанного вычета и связанные с ним пени и штрафы. Суды такие требования удовлетворяют, если формулировка достаточно определённа: указывает конкретное обстоятельство, размер возмещения и порядок подтверждения.
Мы рекомендуем включать налоговую оговорку во все договоры поставки и подряда, а также дополнять её обязательством контрагента предоставлять по запросу выписки из книги продаж и подтверждения сдачи отчётности. Это не устраняет риск полностью, но переносит его финансовые последствия на сторону, которая этот риск создала.
Образец ответа на требование о представлении пояснений — запросить по e-mail
